O consultório está montado: saiba como atrair pacientes

O consultório está montado: saiba como atrair pacientes

maio 15, 2020 0 Por Editor

Existem algumas medidas que podem ser tomadas em seu consultório médico que podem fazer com que você consiga realizar o que é o desejo de qualquer médico: saber como atrair pacientes sem perder a qualidade no atendimento. Mas mesmo nesses dois extremos, que parecem serem incompatíveis, existem várias maneiras de alcançar esse sonho para deixar seu consultório organizado e mais rentável. 

Mas para conseguir isso, é necessário ter muita disciplina e seguir à risca algumas medidas. E é exatamente disso que esse post trata. Continue lendo e veja como atrair pacientes, e ainda otimizar o tempo das consultas. Confira!

15 dicas de como atrair pacientes

1. Conheça seus colaboradores

Você sabe quais são os anseios de quem trabalha com você. Seus funcionários, sobretudo os da recepção, são o cartão de visitas do seu consultório médico. São essas pessoas que, em geral, avistamos assim que chegamos à clínica. Por isso, é fundamental ter ferramentas para proporcionar esse objetivo. Seus colaboradores precisam estar contentes com o trabalho e serem tratados respeitosamente. Com isso, eles naturalmente transmitem esse contentamento aos seus clientes.

2. Conheça seu público antes de buscar como atrair pacientes

Tão importante quanto conhecer seus funcionários, é saber quem são seus pacientes, afinal, são “eles” os seus clientes. Para isso, tenha um documento específico com os dados pessoais, emocionais e profissionais de todos os que já passaram por pelo menos uma consulta com você — eles podem ser seus pacientes fixos do futuro.

3. Invista no atendimento de excelência

Atualmente, com as ferramentas disponíveis é possível saber tudo sobre o fluxo de trabalho do seu consultório ou clínica médica. Você poderá, por exemplo:

  • fazer diversas análises; 
  • descobrir onde há erros e formas de consertá-los;
  • medir a satisfação dos pacientes e dos seus funcionários.

Essas atitudes garantirão a melhora em todo atendimento, começando pela marcação de consultas via telefone, online ou através de aplicativos de mensagens, até a relação médico-paciente. 

Aqui cabe um parênteses: quando a relação com seu paciente é amistosa e você consegue ser cordial, simpático e, sobretudo, ter empatia por ele, essa pessoa tenderá não apenas a se fidelizar a você como ser uma daquelas pessoas que “saem falando bem de você para outras pessoas”, as quais você pode enxergar como potenciais clientes.

Após tudo isso, você vai conhecerá as necessidades, as dores, e o que realmente aquela pessoa precisa. Ela se sentirá acolhida, pois você mostrará que realmente se importa com ela, querendo descobrir quais são os problemas que ela tem para ajudá-la a resolvê-los.

4. Conheça às necessidades do seu paciente

Hoje em dia, é possível conhecer as necessidades dos pacientes antes mesmo de atendê-los. Isso é possível por meio da tecnologia e da intermediação da secretária. Para isso funcionar, em vez de apenas anotar nome e convênio do paciente, os atendentes podem solicitar mais informações como e-mail, perfil em redes sociais, profissão, etc.

Já no dia da consulta, enquanto espera na recepção, o paciente já pode preencher uma ficha de anamnese contendo vários dados, desde os pessoais até os problemas de saúde que ele enfrenta, sejam eles transitórios ou crônicos. Essa ficha pode ser entregue ao médico antes mesmo de o paciente entrar na sala do médico e quando isso acontecer o profissional já saberá se os pacientes são portadores de doenças como diabetes, hipertensão, entre outras. Esse conhecimento pode nortear totalmente uma consulta, otimizando seu tempo. 

Com tudo isso, assim que o momento da consulta propriamente dita chegar, o paciente estará tranquilo e o atendimento será mais rápido e objetivo.

5. Possua programas de fidelização para ajudar a como atrair pacientes

A fidelização pode até começar com um atendimento de excelência. Mas para se destacar dentre os demais é interessante investir em programas de fidelização. Comece a estipular os valores dos serviços prestados e oferecer algumas possibilidades, como:

  • ampliar o número de retorno das consultas (em vez do tradicional um retorno); 
  • dar desconto em uma nova consulta (sem contar a de retorno);
  • criar contas em redes sociais com dicas para os pacientes;
  • ofertar exames com preços diferenciados da concorrência. 

Todas essas opções podem depender de serem ou não apoiadas por alguma legislação específica.

6. Invista no marketing boca a boca na hora de buscar como atrair pacientes

Você precisa divulgar o seu consultório médico, ou seja, não basta abrir as portas e esperar que os pacientes surjam. E, ainda que você já possua alguns pacientes e acredite que eles lhe trarão mais clientes espontaneamente, bem como aqueles vindos das indicações dos convênios médicos, é preciso fazer mais para alcançar metas, como atrair pacientes.

A dica aqui é investir mesmo no boca a boca, pedindo que seus pacientes o indique aos seus amigos, parentes, conhecidos e colegas de trabalho. É uma forma barata e simples de fazer marketing. E, mais uma vez, ter conta em redes como o Instagram com dicas sobre saúde tem dado muito certo e, além de servir aos seus pacientes (seguidores naturais), novos seguidores surgirão.

7. Invista em e-mail marketing para apoiar a como atrair pacientes

Mais uma ferramenta tecnológica pode ajudá-lo a fidelizar seus pacientes e conquistar novos para o seu consultório médico. Para isso, desenvolva um e-mail padronizado a ser enviado no dia seguinte à consulta. Além de agradecer a confiança, solicite a divulgação e o compartilhamento nas redes sociais do site e/ou blog da clínica. Aproveite esse momento para colocar o link das redes sociais do consultório, se houver. Abaixo, disponibilizamos um modelo: 

Olá, NOME DO PACIENTE, tudo bem?

Nós da clínica X agradecemos pela confiança em escolher nossos e os  coloco à sua disposição, sempre que precisar!

Seguem os dados de contato:

Telefone: @Telefone_da_clínica

E-mail: @Email_da_clínica

Agendamento online: @link_do_agendamento_online

Agora, gostaríamos de fazer um pedido.

Estamos fazendo uma divulgação de nossos serviços, assim, se você se sentiu bem atendido e acolhido no consultório, vamos pedir 2 minutos do seu tempo para essa tarefa: divulgar o nosso site (e/ou nossas redes sociais) em suas redes sociais! Agradecemos muito por isso! Segue o link:

@link_do_site

@link_da_rede_social_1

@link_da_rede_social_2

Um forte abraço e até a próxima consulta!

@Seu_nome (nome do médico e da clínica – se houver)

8. Faça anúncios no Google

Nesta dica de como atrair pacientes para o seu consultório médico, pode ser que você precise de uma ajuda de um profissional de marketing (ou de um sobrinho que trabalha com isso). Para usar essa estratégia, é necessário criar uma conta no Google Ads (antigo AdWords).

Funciona basicamente assim: ao criar um anúncio no Google Ads, o mesmo aparecerá nas buscas do Google quando as pessoas buscam por palavras-chave específicas da sua área de atuação. Com isso, seu site aparecerá nas buscas para essa pessoa.

9. Saiba usar às redes sociais na hora de como atrair pacientes

Você já aprendeu a fazer seu anúncio no Google, ótimo! Agora, vamos aprender a “patrocinar anúncios” nas redes sociais. Ou seja, em vez de só publicar seus posts nas redes (com dicas, por exemplo), eles serão pagos para aparecer para o público que você selecionar usando os filtros disponíveis.

No Facebook, antes de anunciar, será necessário criar uma página específica para o seu consultório — não há como usar seu perfil pessoal. Assim que criá-la, já aparecerá a possibilidade de criar anúncios na sua página. Veja um tutorial de Facebook para Consultórios, ele irá ajudá-lo nessa tarefa.

10. Divulgue seus artigos em Redes Sociais

Além das estratégias anteriores — pagas — você pode divulgar sua clínica ou consultório médico nas redes sociais. Se você não tem uma rede social (Facebook e Instagram, principalmente) específica para o seu consultório. Nessas redes, você compartilhará dicas sobre saúde e bem-estar, sobretudo as dicas relacionadas à sua atividade. Se você for dermatologista, por exemplo, pode publicar dicas sobre os procedimentos de beleza que realiza. Além disso, você pode compartilhar artigos do seu blog… nosso próximo assunto. 

11. Invista em um blog para apoiar a como atrair pacientes

Essa estratégia é fantástica! Todos os consultórios médicos deveriam ter um blog. Nele, você divulga seu trabalho e faz postagens relacionadas à sua especialidade e outras mais genéricas. Existem profissionais especializados nessa tarefa, que trabalham com algo chamado marketing de conteúdo, pois escrevem artigos — os conteúdos — que vão auxiliar a como atrair pacientes, pois eles usam palavras-chave específicas (e outras estratégias) para que seus artigos apareçam na primeira página do Google.

Esses artigos ainda podem ser compartilhados por você em suas redes sociais e em e-mails que você pode enviar aos pacientes. Viu como uma coisa “puxa” a outra? Estão todos conectados em uma emaranhado do bem! Essa é uma excelente maneira de divulgar seu trabalho e ainda mostrar autoridade (conhecimento) nos serviços que você oferece.  

12. Tenha um cartão de visitas com link de agendamento online

O agendamento online está virando tendência. Isso porque, além de ser mais prático para o paciente, também o é para os secretários do consultório médico. Isso acontece, pois no agendamento via telefone, muitas vezes a linha está ocupada ou o telefone toca sem parar e ninguém atende (por estarem em outra ligação, em horário de almoço ou estarem longe dos aparelhos). 

Já para fazer o agendamento via site ou diretamente pelo WhatsApp da clínica, você só precisa seguir o procedimento indicado no site/blog do médico ou no Aplicativo da clínica e escrever que “quer marcar uma consulta” — você fará isso rapidamente e no horário mais adequado a você e as atendentes responderão assim que possível. É ou não mais prático?

Para isso funcionar, peça às suas secretárias que entreguem aos pacientes (quando chegarem ou no momento em que forem embora) um cartão de visitas com o link para agendamento e/ou número do aplicativo de mensagens e as aconselhe a avisar que essa é mais uma forma de agendamento, mas não a única, pois a opção de usar o telefone precisa continuar existindo.

13. Tenha uma marca forte (branding)

O branding é fundamental para os consultórios médicos conseguirem se conectar com os seus pacientes melhorando a percepção de valor dos serviços oferecidos durante o seu atendimento. Com essa estratégia, os pacientes ficam mais dispostos (ainda que inconscientemente) em optar por seus serviços sem prestar muita atenção em valores, já que eles enxergarão o real valor imaterial de passar em uma consulta com você ou com outros médicos da sua clínica — se for este o caso.

14. Tenha um canal no YouTube

Esse meio de como atrair pacientes para o seu consultório médico costuma ser mais trabalhoso, mas costuma gerar muitos resultados. Isso porque, os YouTubers estão em alta e quando alguém pesquisar sobre o serviço que você oferece haverá grandes chances de o seu vídeo aparecer para essas pessoas. 

Você ainda pode deixar seu vídeo anexado em seu blog ou site e também em suas redes sociais. Antes de mais nada, crie um primeiro vídeo institucional, explicando sobre os serviços oferecidos por seu consultório ou clínica médica e depois passe a fazer vídeos com as dicas. Os cenários podem ser os mais diversos, mais para médicos, a dica é utilizar sua sala mesmo para fazer os vídeos para contextualizar com o tema medicina e dar seriedade para o vídeo. O portal VoxelDigital ensina os passos para fazer um vídeo para YouTube. 

15. Faça contato com pacientes antigos e atrasados

Em algumas das dicas acima, vimos que você investirá dinheiro para auxiliar a saber como atrair pacientes. Já nesta estratégia, você não precisará investir dinheiro, mas sim o tempo das suas secretárias. Mas o que elas podem fazer? Veja uma listinha:

  1. Ligar para o paciente que foi à consulta e esqueceu de deixar o retorno agendado;
  2. Se a consulta já tiver sido o retorno, ela pode telefonar e avisar se ele pretende marcar uma nova consulta para continuar o tratamento — se for o caso, é claro;
  3. Telefonar para antigos pacientes (nesse caso o trabalho será maior, pois fichas antigas precisarão ser olhadas e muitas delas ainda são feitas em papel), sempre cordial, perguntar se está tudo bem e dizer que vocês continuam atendendo o convênio da pessoa e que sempre que precisar poderão agendar uma consulta. Aproveite esse contato para divulgar seu blog e suas redes sociais.

Como otimizar as consultas sem perder a qualidade no atendimento

Hoje em dia, o trabalho por trás da melhora na qualidade do atendimento inclui orientar, informar, acompanhar e acolher os pacientes, antes durante e depois da consulta. Com isso, não só os consultórios têm a ganhar com a fidelização dos clientes, mas o próprio paciente poderá alcançar resultados mais positivos em sua recuperação.

Abaixo, confira dicas para otimizar as consultas sem perder sua qualidade.

Defina as políticas de atendimento e treinamento contínuo da equipe

Inicie definindo (ou redefinindo) as políticas de atendimento do seu consultório médico. Para isso, determine qual será o nível de tratamento que todos os seus pacientes (sem exceção) receberão — não importando se são pessoas que vêm através de convênio ou que pagam consultas particulares. Tais definições deverão ser documentadas e todos os profissionais que trabalham com você precisam conhecê-las — mesmo os que não trabalham diretamente com o público.

Além disso, a equipe da recepção necessita de treinamento contínuo para continuar oferecendo um atendimento educado, simpático e muito empático. Faça uma reunião com seus colaboradores e transmita a eles a missão e os valores do consultório, além de frisar a importância de um atendimento de excelência. Uma equipe qualificada saberá lidar, inclusive, com pacientes “difíceis”, pois saberá que eles podem estar exaltados e alterados devido ao seu estado de saúde.

Facilite a marcação e administração de consultas

Atendimento telefônico

Ninguém gosta de esperar muito tempo ao telefone quando liga para algum lugar, nem de ouvir repetidas vezes o sinal de ocupado. Imagine se um paciente em potencial liga para o seu consultório e não consegue ser atendido, existem grandes chances de ele passar para o próximo médico da listinha do convênio. Por isso, se a sua clínica já está recebendo um grande volume de ligações, instale um PABx (com fila de espera) com uma quantidade de linhas condizentes ao volume de chamadas.

Pense também na qualidade do atendimento. Os profissionais que conversam com os pacientes devem ser atenciosos e educados, além de deixar o paciente seguro em relação aos serviços oferecidos pelo consultório médico.

Marcação e administração das consultas

Os colaboradores ainda devem ser organizados no momento da administração das consultas (marcação, confirmação e acolhimento no dia da consulta em si). No momento de marcar as consultas eles devem ser orientados a encontrar um horário que seja mais conveniente para o paciente. 

Além disso, como já falamos anteriormente, busque investir em outros canais de marcação de consulta, como o WhatsApp ou via site, fornecendo mais opções para os pacientes fazerem sua escolha de acordo com sua preferência.

Invista em um sistema de prontuário eletrônico

A qualidade do atendimento prestado pode ser melhorada quando os prontuários estão organizados. Por isso, em vez de perder tempo procurando fichas em grandes arquivos, invista na implementação de um sistema de prontuário eletrônico. Além de maior agilidade, a organização do histórico do paciente permitirá à equipe um atendimento personalizado, já que sua equipe saberá do que o paciente precisa, pois algumas informações estarão no monitor do recepcionista.

Ofereça conforto aos pacientes

A sala de espera pode ser o local onde seus pacientes passarão a maior parte do tempo em seu consultório. Por isso, tornar esse local confortável pode fazer muita diferença na hora de escolher como atrair pacientes. A limpeza e a organização do local também devem ser levadas em consideração. O ideal é investir em:

  • assentos confortáveis;
  • água e café à disposição;
  • limpeza e organização;
  • climatização confortável;
  • decoração agradável;
  • banheiros limpos;
  • wi-fi disponível;

Lembre-se: o aconchego pode fazer com que o tempo de espera pareça menor!

Agora que você já sabe como atrair pacientes para o seu consultório médico aproveite para conhecer nossa lista de cursos voltados para gestão de consultórios e clínicas médicas.