Prontuário eletrônico: como valorizar seu consultório

Prontuário eletrônico: como valorizar seu consultório

setembro 3, 2020 0 Por Editor

Já não existe espaço no mercado de trabalho para quem nega o poder da tecnologia para impulsionar as mais diversas práticas e atividades nos negócios. Quem acompanha o blog da Medicine Cursos já sabe bem disso: nós sempre mostramos os inúmeros benefícios da tecnologia para as práticas dos consultórios e clínicas médicas. Hoje vamos falar mais sobre o prontuário eletrônico.

Ao longo dos anos, e principalmente impulsionada pelo boom das ferramentas digitais, a medicina se viu evoluir por meio da adoção de novas ferramentas e softwares. Um dos mais recentes, mas que já está consolidado no mercado e faz parte da rotina dos consultórios é o prontuário eletrônico.

O prontuário é um velho conhecido dos profissionais de saúde e dos próprios pacientes. Mas afinal, como esse registro tão tradicional foi transformado pela tecnologia?

A verdade é que o prontuário eletrônico foi uma inovação importante para consultórios médicos, por gerar valor real de negócio para os profissionais que o utilizam.

Caso você ainda não conheça o funcionamento e todas as vantagens do prontuário eletrônico, não se preocupe. Vamos ensinar agora como ele funciona na prática, para que serve, e como clínicas médicas e consultórios obtém vantagens competitivas ao adotar o prontuário eletrônico.

Continue lendo para descobrir: 

O que é prontuário eletrônico?

O prontuário médico eletrônico, também chamado de PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente), é um documento digital que armazena todos os registros médicos de uma pessoa ao longo da vida. A capacidade do prontuário é de reunir, em um único local, informações que vão desde o nascimento até o óbito de um paciente.

O uso desse tipo de documento é permitido e regulamentado pelo Conselho Federal de Medicina. Uma das exigências do CFM (Conselho Federal de Medicina) é a disponibilização desses dados quando solicitados pela própria pessoa ou por seu representante legal.

O prontuário eletrônico surgiu como alternativa aos prontuários antigos feitos em papel. O modelo tradicional, totalmente manual, dificulta a possibilidade de acompanhamento, além de poder sofrer danos físicos, como apagar, rasgar, queimar ou molhar os documentos, o que compromete dados importantes dos pacientes. 

Além de todos esses riscos, refazer a atualização a cada consulta muitas vezes acaba causando a omissão ou incompletude de informações que poderiam ser úteis no futuro do paciente na hora de receber diagnósticos, pedidos exames ou até em evitar reações alérgicas do paciente.

Diante disso e com as possibilidades trazidas pelas ferramentas digitais, surgiu a possibilidade de centralizar todo o prontuário em um meio eletrônico. O que aconteceu, na prática, foi o mesmo processo de modernização enfrentado até mesmo pelas receitas médicas digitais.

Hoje, é possível prescrever e obter tratamentos utilizando a tecnologia, que facilita para o paciente, otimiza o trabalho das farmácias e oferece vantagens também para os médicos e consultórios. Com o prontuário, não é diferente.

Itens obrigatórios de um prontuário 

De acordo com o CREMESP (Conselho Regional de Medicina do Estado de São Paulo) existem seis itens obrigatórios que devem constar em um prontuário médico. Os itens são:

  • A Identificação do paciente por meio de seus dados pessoais;
  • Anamnese: histórico de sintomas descritos pelo paciente no começo da consulta;
  • Exame físico;
  • Hipóteses diagnósticas;
  • Diagnósticos definitivos,
  • Tratamentos efetuados no paciente.

Todos esses itens compõem o prontuário e, quando o mesmo está no modelo eletrônico, devem constar em seus registros.

Como funciona o prontuário eletrônico (PEP)

Como já introduzimos acima, o prontuário eletrônico, também chamado de PEP, funciona como um registro de todas as informações do paciente em um único sistema.

Essas informações são armazenadas e podem ser consultadas por médicos de diferentes especialidades e por outros profissionais de saúde. 

Por meio dessa ferramenta, o profissional de medicina acessa de forma simples e rápida o histórico completo do paciente, indo desde consultas passadas, tratamentos atuais e anteriores, histórico de uso de medicamentos, alergias, resultados de exames, tratamentos e procedimentos já realizados. 

A partir daí, é possível obter um contexto completo sobre a saúde do paciente. Assim, impulsionando o relacionamento entre médico e paciente, otimizando a prática médica e obtendo melhores resultados na saúde. 

O que diz a lei sobre prontuário eletrônico no Brasil

A Lei 13.787/18, publicada em 2018 no Brasil, regulamenta o uso do prontuário eletrônico do paciente (PEP).

O instrumento legal assegura a autenticidade, integridade e confiabilidade do prontuário eletrônico médico por profissionais brasileiros. De acordo com a lei, a versão digital do prontuário garante o mesmo valor do documento original e impresso, seja ele um documento que foi digitalizado ou novos registros que foram introduzidos ao histórico do paciente.

A lei de 2018 ainda revê que os prontuários físicos ou digitalizados apenas poderão ser eliminados após ter decorrido no mínimo 20 anos. Esse prazo pode ser alterado em regulamentos específicos, de acordo com o potencial que as informações tenham para estudo e pesquisa.

Vantagens do prontuário eletrônico para a clínica médica

Antes de mais nada, vamos relembrar que os documentos originais relativos à saúde dos pacientes devem ser armazenados sob responsabilidade dos médicos e empresas de saúde por, no mínimo, dez anos a partir da data do último registro de atendimento do paciente em questão.

Após esse longo período, os documentos e registros originais podem ser destruídos, desde que as informações sejam armazenadas de outras maneiras. E essa é a primeira vantagem que o prontuário eletrônico oferece, ainda para quem prefere manter os originais em papel.

Com um prontuário eletrônico, o armazenamento de todo esse volume de informações é totalmente otimizado, com acesso facilitado em tempo real e a qualquer momento. Essa mudança permite uma melhor organização e economia de papel e espaço físico nos consultórios e clínicas.

De forma geral, adotar uma tecnologia como o prontuário eletrônico é vantajoso por uma série de motivos. Os benefícios podem ser sentidos tanto pelos profissionais de saúde quanto pelos próprios pacientes. De forma resumida, as vantagens mais claras do uso do prontuário eletrônico incluem:

Maior segurança para as informações

Com um prontuário eletrônico não existe a chance de se perder informações. Os sistemas digitais são seguros para guardar e limitar o acesso à informação apenas para quem puder acessá-la. Além disso, com a menor chance de erro humano, o dado armazenado digitalmente ainda conta com mecanismos de segurança que os documentos em papel não poderiam oferecer.

Possibilidade de acessar de qualquer lugar e a qualquer hora

Informações hospedadas no meio digital têm a grande vantagem de serem facilmente acessadas a qualquer momento.

É possível armazenar o prontuário eletrônico em um sistema interno, disponível 24 horas por dia, ou até mesmo em armazenamento em nuvem. Nesse exemplo, é possível ter acesso aos dados de qualquer lugar, desde que tenha o acesso autorizado a eles. 

Integração de várias áreas médicas

A facilidade de acesso às informações também podem beneficiar equipes e profissionais distintos. Assim, o tratamento que um médico for realizar, pode partir de informações prévias e de histórico registrado por profissionais de outras especialidades que já tiveram contato com o paciente anteriormente. 

Otimização do tempo das atividades

Sem dúvidas, um dos principais benefícios de qualquer avanço tecnológico é a otimização do tempo gasto nas suas tarefas. 

Os softwares e ferramentas digitais tiram da equação uma boa parte do esforço de tempo gasto para executar tarefas que, até então, eram totalmente manuais. No caso do prontuário eletrônico, é óbvia a vantagem de gastar menos tempo preenchendo prontuários e procurando por informações em meio à organização ou desorganização dos papéis. 

Assim, sobra mais tempo para focar no que realmente importa. 

Informações integradas em um só lugar

Uma grande dificuldade de qualquer empresa é registrar, organizar e manter grandes volumes de informação. Esse desafio, em uma clínica médica, que lida com informações imprescindíveis para a manutenção da saúde dos pacientes, é ainda maior que o normal. 

O prontuário eletrônico também pode ajudar nesse sentido, pois integra todas as informações dos pacientes em apenas um lugar. Assim, não é só otimizado o trabalho de armazenar e não perder as informações, mas também a possibilidade de encontrar rapidamente o histórico de consultas, resultados de exames, avisos de alergias, prescrições médicas e muito mais!

Menor chance de erro nos prontuários

A medicina, como todo profissional aprende desde muito cedo, é uma profissão conhecida por não aceitar erros. Afinal, não se pode colocar em risco o bem mais precioso e fundamental dos pacientes: sua saúde. 

Pensando nisso, o prontuário de um paciente precisa ser totalmente organizado, conter as informações certas e ser acessado facilmente quando necessário. A tecnologia, mais uma vez, permite que a organização das informações seja facilitada de forma a minimizar a chance de erros. Ao contrário de papéis, que podem se perder e se misturar, o prontuário eletrônico tem a característica de diminuir ao máximo a leitura enganosa de informações que podem prejudicar a saúde dos pacientes de alguma forma. 

Credibilidade para a clínica médica 

Este é um item que complementa o benefício anterior, de minimizar a chance de errar no prontuário. 

Negócios que se modernizam e utilizam as melhores práticas da tecnologia podem ser, apenas por isso, serem mais bem vistos pelos pacientes. Isso demonstra uma maior preocupação dos profissionais de continuarem aprendendo e melhorando o serviço prestado para os pacientes. 

Essa noção de que tecnologia traz credibilidade pode parecer subjetiva, mas somada às vantagens expostas até aqui, tudo isso conta a favor da clínica. E reputação, em um mercado como o da saúde, é extremamente importante. Uma boa reputação significa clientes mais fiéis, que ajudam a atrair pacientes e garantem o sucesso da clínica médica ao longo do tempo. 

Redução de custos e otimização do espaço

Ainda existem muitos profissionais com uma concepção errada da tecnologia no que diz respeito a investimentos. Por se tratar do meio mais tradicional de armazenar informação, muitos se esquecem que guardar tudo em papel também requer investimentos.

A compra de material de papelaria, o gasto com as impressões e até mesmo o dinheiro necessário para adaptar e reservar um espaço para arquivar tudo, não pode ser ignorado. Ainda que haja resistência dos mais tradicionais, investir em uma ferramenta de prontuário eletrônico pode sair realmente mais barato do que ter todos esses gastos para armazenar os tradicionais documentos em papel. 

Assinatura eletrônica para médicos

Uma assinatura digital é um protocolo que, como o nome diz, funciona como uma versão virtual da assinatura de um profissional. No caso específico dos profissionais de saúde, uma assinatura digital também também funciona para prescrições médicas e outros documentos importantes que têm muito a ganhar com a praticidade do meio virtual. 

O prontuário eletrônico consegue somar vantagens a essa tecnologia, já que os profissionais envolvidos no diagnóstico e tratamento podem ter suas assinaturas digitais cadastradas no sistema e ligadas ao CRM de cada profissional, o que traz agilidade no processo.

O que o paciente ganha com o prontuário eletrônico?

Até aqui nós já citamos as diversas vantagens pelas quais o prontuário eletrônico deve ser adotado na clínica. Além disso, é importante também ressaltar as vantagens para os pacientes. Afinal, adotar uma prática no consultório não deve apenas gerar valor nos negócios, mas também para o cliente final da sua clínica. 

Nesse caso, podemos dizer voltar às vantagens obtidas pelas clínicas e ressaltar que todas elas são percebidas pelo paciente. Os pontos positivos sobre a agilidade e a diminuição da burocracia ajudam a manter pacientes mais satisfeitos.

Ao mesmo tempo, nem é preciso dizer que a maior segurança e confiabilidade no histórico oferecido pelo prontuário eletrônico devem ser imprescindíveis para o melhor cuidado com a saúde do paciente.

Como adotar o prontuário eletrônico no seu consultório

Sabendo de todos os pontos positivos que o PEP traz para o consultório, resta saber como adotar essa novidade para o seu dia a dia. 

A adoção dessa tecnologia é bastante simples e consiste na contratação e instalação de um software específico para a gestão de clínicas médicas. Existem uma série de alternativas no mercado, desde softwares voltados apenas para o armazenamento de informações como ferramentas mais robustas e que integram todos os pontos da gestão de um consultório. 

O primeiro passo para escolher o software ideal é cruzar as opções com os objetivos do seu consultório. Um software completo, que agregue outras práticas de gestão como a marcação de consultas e a gestão financeira, por exemplo, terá um custo mais alto e pode ser mais difícil de ser utilizado por quem tem menos experiência. 

Também vale ressaltar que existem opções focadas em certas especialidades médicas, adaptadas para a necessidade de cada consultório.

Por fim, fique de olho na escolha no que diz respeito ao armazenamento. Alguns softwares armazenam dados localmente, só podendo ser acessados dentro do servidor do consultório. Outras opções, porém, usam armazenamento em nuvem para guardar os prontuários. Dessa forma, é possível acessar o conteúdo de qualquer rede com acesso a internet, desde que o profissional tenha permissão de acesso aos documentos. 

Cada uma dessas opções tem suas próprias vantagens, sejam financeiras, de usabilidade ou funcionalidades mais completas. Cabe ao profissional encontrar aquela que se adequa melhor às suas necessidades de negócio. 

Como a tecnologia impulsiona os negócios no consultório médico

O prontuário eletrônico utilizado por clínicas e consultórios médicos é apenas uma das inúmeras possibilidades que a tecnologia trouxe para o campo da medicina.

Desde o estudo até a prática da medicina, avanços tecnológicos têm gerado valor para os profissionais, facilitado a vida dos pacientes e oferecido um trabalho cada vez mais otimizado.

Exemplos de tecnologias positivas para a saúde são inúmeros e bem exemplificados por meio da telemedicina e do ensino à distância. 

A telemedicina é a prática médica realizada à distância, sem a presença física do paciente no consultório. No Brasil, a telemedicina é estabelecida e regulamentada pelo Conselho Federal de Medicina por meio da Resolução nº 1.643/2002. 

A prática da telemedicina também está prevista no Código de Ética Médica, passando ainda por consultas médicas, pela possibilidade de prescrição de tratamento ou outros procedimentos sem exame direto – ou seja, presencialmente – do médico com o paciente, em situações de urgência ou emergência.  Hoje, no Brasil, a telemedicina é uma realidade que se tornou ainda mais presente após a chegada da pandemia do coronavírus à nossa sociedade. Apenas pelo meio digital, médicos e pacientes conseguiram continuar tratamentos, enquanto os consultórios não precisaram fechar as portas e continuaram conseguindo faturar. 

Já o estudo da medicina à distância, popular há mais tempo no Brasil, permite que profissionais se conectem às melhores e mais novas práticas sem precisar se deslocar a uma instituição de ensino. Mesmo sem o contato físico, é possível garantir uma educação de qualidade, com profissionais reconhecidos do mercado e, o melhor de tudo: sem precisar se deslocar e até mesmo economizando.

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