Escolhendo o software de gestão financeira da clínica

Escolhendo o software de gestão financeira da clínica

setembro 4, 2020 0 Por Editor

Gestão de finanças não é uma das tarefas mais associadas a um médico ou qualquer outro profissional de saúde no dia a dia. Ainda assim, controlar o financeiro de uma clínica ou consultório médico é essencial e, por isso, vai acabar fazendo parte da rotina dos profissionais. Sem o apoio de um software de gestão financeira, seu trabalho administrativo pode ser muito mais complicado.

A boa notícia é que o controle financeiro também foi um ponto da gestão de negócios que ganhou muito com a chegada das ferramentas digitais às empresas. Com softwares digitais simples, é possível centralizar todas as tarefas da gestão financeira em um único lugar. Com essa praticidade, ficou mais fácil, inclusive, para profissionais que não têm tanto conhecimento sobre as práticas de gestão e, especificamente, sobre a gestão de finanças de um consultório ou clínica médica. 

Por outro lado, é possível que o profissional de medicina se sinta perdida diante de todas as possibilidades de softwares de gestão financeira disponíveis. Caso seja esse o seu problema, não se preocupe. Se você já sabe como funcionam softwares de gestão – mas ainda não consegue escolher um, ou se ainda precisa entender a importância dessas ferramentas, este artigo é para você.

Descubra agora o porquê de você precisar de um software de gestão de finanças para seu consultório ou clínica médica. Veja como funciona software de gestão de finanças, como escolher a ferramenta certa e os benefícios que essa escolha vai trazer para o dia a dia do seu negócio! 

Importância da gestão financeira para todo tipo de empresa

A gestão financeira é uma das responsabilidades mais importantes dos proprietários e responsáveis pela gestão de clínicas. Eles devem considerar as consequências potenciais de suas decisões de gestão sobre os lucros, o fluxo de caixa e a situação financeira da empresa. 

Para praticar uma gestão financeira sólida, você deve obter e alocar recursos nas operações e estabelecer políticas de apoio para essas atividades. Uma empresa com sólidos processos de gestão financeira tende a tomar decisões mais informadas.

As atividades de todos os aspectos de um negócio têm um impacto no desempenho financeiro da empresa e devem ser avaliadas e controladas pelo proprietário do negócio.

Esse é um resumo da importância da gestão financeira. Em geral, envolve a formação e implementação de princípios financeiros que impulsionam um negócio a atingir seu objetivo principal, que é a valorização do negócio por meio do equilíbrio das contas. Além disso, a gestão financeira consiste no controle de contas a pagar e receber, na gestão do fluxo de caixa, bem como na coleta e análise de dados para a tomada de decisões de negócios mais acertadas.

Além disso, controlar de perto suas finanças ajuda a ter uma visão completa da situação financeira do negócio, permitindo, consequentemente, alocação de recursos mais inteligentes para crescer nos negócios, realizar as melhorias necessárias na estrutura, no atendimento aos clientes e até na formação do profissional. Quem acompanha de perto as idas e vindas das finanças é quem estará pronto para melhorar todos esses pontos do dia a dia da sua carreira e do seu negócio. 

O que é um software de gestão de finanças?

Os softwares de informação de gestão financeira ajudam as empresas a conectar todos os processos e procedimentos de gestão financeira, o que leva a uma série de benefícios de longo prazo. Eles também permitem que as empresas aproveitem o financiamento, a gestão e o investimento para atingir as metas operacionais e financeiras.

Na prática, o software é um programa instalado no computador ou hospedado totalmente na nuvem – ou seja, com todo o seu funcionamento dependendo da internet e suas informações guardadas em servidores online. 

Esses softwares são acessados apenas por profissionais designados para cumprir as funções administrativas da empresa, usando um computador ou até mesmo um smartphone ou tablet, por meio de aplicativos móveis. 

O programa de computador próprio para a gestão das finanças é onde todo o trabalho de planejamento e acompanhamento financeiro acontece, centralizando uma série de informações sobre o status da empresa. De forma simples, automatizada e minimizando a burocracia e o desencontro de informações, o software pode ser decisivo para o melhor controle e organização dos números do negócio.

Vantagens de ter um software de gestão financeira na clínica médica

Economia de recursos e orçamento otimizado

Conforme sua empresa opera no dia a dia e cresce, o processo de orçamento também se torna mais complicado.

Com um sistema de informações de gestão financeira, todos os envolvidos podem ficar de olho em seus gastos e fazer as alterações necessárias, o que ajuda a minimizar a complexidade orçamentária.

Além disso, um sistema de informações de gerenciamento financeiro permite que os profissionais da clínica médica vejam o que eles e outras pessoas na empresa estão fazendo. Isso é para que eles compartilhem suas ideias e percepções sobre problemas potenciais que podem afetar seus respectivos orçamentos. Para quem trabalha em sociedade com outro médicos, por exemplo, fica muito mais fácil acompanhar as movimentações de todos.

Resumindo, um sistema de informações de gestão financeira permite que eles façam isso sem ter que se preocupar em marcar reuniões para discutir esses assuntos.

Várias funções para fortalecer o controle financeiro como um todo

Para ter um sistema de informações de gestão financeira eficaz, você precisa ter todos os sistemas, procedimentos, políticas e metodologias em vigor. Isso pode exigir alguns sistemas de software.

Por exemplo, um sistema de informações de gerenciamento financeiro pode precisar de um pacote de software de contabilidade, um sistema de banco de dados, bem como um programa de software de planejamento de recursos que coleta dados financeiros relacionados ao sistema de contabilidade e banco de dados. Com esses sistemas de software juntos, os controles financeiros internos de sua empresa podem ser fortalecidos.

Transparência da Informação

Outro grande benefício dos sistemas de informação de gestão financeira é a transparência das informações.

Na maioria das empresas, o proprietário e a equipe do departamento de contabilidade e finanças são geralmente as únicas pessoas que sabem sobre a situação financeira da empresa. Ao usar um sistema de informações de gestão financeira, você poderá acessar o sistema para verificar diferentes aspectos do desempenho financeiro de sua empresa.

Isso permite que os gerentes de todos os departamentos e funções obtenham uma melhor compreensão de como e quanto eles podem impactar os negócios com suas decisões. Em empresas menores, como uma clínica médica, que nem sempre terá um profissional ou equipe especializado no assunto, a transparência da informação é essencial para garantir a confiabilidade dos dados. 

Principais funções do software de gestão financeira

A gestão de finanças de um negócio inclui uma série de ações coordenadas com vários objetivos. Controlar as finanças significa acompanhar de perto todas as contas que serão pagas, todos os pagamentos que serão recebidos pelos serviços, além de passar ainda pelos impostos, taxas, investimentos e qualquer tipo de despesa que um negócio pode ter no dia a dia. 

Dessa forma, um software de gestão financeira tem uma série de funcionalidades. As principais incluem:

1. Automação e gerenciamento de procedimentos contábeis gerais de ponta a ponta

Os sistemas de software de gerenciamento financeiro otimizam e aprimoram todos os processos financeiros administrativos básicos do início ao fim, como contas a pagar, contas a receber, gerenciamento de fluxo de caixa, compras, folha de pagamento e contabilidade.

Tudo isso em apenas um lugar, o que não só garante a maior organização mas também uma visão completa facilitada de toda a operação. 

2. Suporte para processos financeiros em todos os níveis

Com um pacote de software de gestão financeira, as empresas têm as ferramentas e tecnologias de que precisam – como suporte para várias moedas e conversões, idiomas, leis e diretrizes específicas da legislação brasileira e até mesmo internacional, se for o caso – para coordenar melhor as atividades que abrangem toda a atuação da sua clínica ou consultório médico. 

3. Planejamento e previsão de gastos

As empresas que utilizam soluções de software de gestão de finanças têm uma capacidade muito mais aprimorada de aproveitar dados históricos para prever atividades financeiras futuras, como tendências e padrões de receita, receitas e despesas do negócio.

Além disso, um sistema de software de gerenciamento financeiro pode permitir que uma empresa entenda como determinados cenários potenciais, como as condições de mercado, aquisições ou o acréscimo de novos equipamentos, por exemplo, podem impactar a sua situação financeira. Isso torna o planejamento estratégico mais preciso e bem-sucedido ao longo do tempo.

4. Gerenciamento e rastreamento de fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o registro fundamental das movimentações financeiras de uma empresa. É por meio de seu acompanhamento que a saúde financeira é mantida e vista bem de perto. 

Acompanhar a receita conforme é reconhecida por departamentos e unidades de negócios distintos e monitorar como os fundos são gastos em várias divisões e locais é mais rápido, fácil e preciso com um pacote de software de gerenciamento financeiro. 

Ao simplificar as consolidações, alocações de recursos e investimentos, orçamentos, e outras tarefas e atividades de gerenciamento de fluxo de caixa em toda a empresa, o software de gerenciamento financeiro oferece uma visão completa, desimpedida e em tempo real do status do fluxo de caixa, bem como de todas as transações relacionadas.

5. Relatórios e análises avançadas

A capacidade de gerar rapidamente balanços patrimoniais completos, consistentes e altamente precisos, demonstrativos de lucros e perdas, alocações de orçamento e outros relatórios financeiros importantes é um recurso fundamental das ferramentas de software de gerenciamento financeiro mais populares do mercado. 

Atualmente, várias das principais soluções de software de gerenciamento financeiro também fornecem recursos de análise ad hoc aprofundados, para que os profissionais financeiros possam criar facilmente relatórios personalizados para satisfazer suas próprias necessidades de informações exclusivas. Para quem não é o mais experiente no controle de finanças de uma empresa, essa vantagem é fundamental. 

Além disso, vale ressaltar a praticidade na hora de gerar, armazenar, visualizar e compartilhar informações por meio do software de gestão de finanças. A maior parte dos serviços de software de gerenciamento financeiro no mercado hoje são construídos em arquiteturas poderosas que fornecem:

  • Recursos de segurança avançados para impedir o acesso não autorizado a dados financeiros confidenciais;
  • Acesso baseado na Web para eliminar implementações e manutenção complicadas de cliente/servidor, garantindo acesso a qualquer hora e em qualquer lugar a informações financeiras vitais;
  • Integração perfeita com outros aplicativos de negócios para garantir o compartilhamento rápido de informações e colaboração total.

Como escolher e contratar software de gestão de finanças

O software de gerenciamento financeiro é a espinha dorsal de qualquer empresa que administre e forneça insights sobre as áreas mais críticas do negócio. Dessa forma, a escolha errada do software de contabilidade pode ser um desastre completo. 

É quase impossível prever o que pode dar errado ou não com o software antes de, de fato, usá-lo. No entanto, ao longo dos anos, quase todos os softwares de gestão financeira ficaram melhores e estão competindo com os rivais para serem os melhores. A questão é como você seleciona o melhor para o seu negócio? E aqui está a resposta para isso, considerando os principais pontos a considerar antes de contratar. 

1. Orçamento para contratação

Qualquer contratação começa com uma análise aprofundada das vantagens e desvantagens do serviço buscado. A parte central desse processo inclui decidir sobre uma faixa de orçamento que pode ser gasta na solução e comunicá-la aos membros que realmente realizam a avaliação, seleção e utilização do software.

O orçamento deve incluir os custos do novo software, qualquer novo hardware envolvido, treinamento / implementação por quem for utilizá-lo, atualizações do produto, manutenção e possível suporte e atendimento.

2. Identificando suas dores e necessidades

Se você está mudando de um modelo de contratação de contabilidade para o software, provavelmente sabe quais são os problemas do seu sistema. Ou se você já tem um sistema de contabilidade, ele pode não atender a todos os seus requisitos de forma adequada. 

Em qualquer um desses casos, faça uma lista de problemas, deficiências, ineficiências ou fraquezas do seu sistema ou processo atual. Se você tiver uma lista vantajosa como resultado, uma nova ferramenta de gestão financeira é o caminho a percorrer. No entanto, se a sua lista de problemas não for convincente o suficiente, você pode querer reconsiderar a compra de um novo sistema e trabalhar em ajustes / atualização / adição de recursos ao sistema atual, para torná-lo eficiente. 

Caso você tenha um sistema no momento, dê uma chance para seu fornecedor atual fornecer uma solução melhor para suas dores. Se ter um novo sistema é apenas uma opção, é melhor, mais barato, menos perturbador e mais fácil manter o próprio sistema atual. Se o problema for com o seu fornecedor, considere substituí-los.

3. Envolva profissionais de tecnologia

Clínicas menores podem não ter equipes de tecnologia alocadas, mas sempre há quem seja o responsável pela tecnologia.

Caso você tenha profissionais da área ou pelo menos conheça profissionais de tecnologia da informação, consulte-os sobre as tecnologias atuais e de tendência. Antes de seguir as sugestões do seu fornecedor, seria melhor reunir-se com pessoas de tecnologia para pedir conselhos sobre as diferentes tecnologias e plataformas adequadas à organização. A equipe de TI pode fornecer informações sobre quais tecnologias procurar, em sua linha de pesquisa. Eles podem entender claramente se a recomendação do fornecedor para uma solução cara e de ponta é essencial ou não. Nunca duvide do conhecimento de quem está envolvido naquele meio, especialmente se você tem menos contato ou intimidade com ferramentas digitais. 

4. Pesquise, avalie, coloque na lista, teste e compre

Você não faria nenhuma compra para seu negócio de forma impulsiva, certo?

Portanto, faça uma pesquisa adequada; eduque-se sobre as diferentes soluções disponíveis. Procure na internet; vá atrás da opinião das pessoas em fóruns, discussões, mídias sociais e assim por diante.

Faça uma lista de todos os produtos dos principais vendedores que você encontrar que atendam quase todas suas necessidades. Elabore a lista para incluir todos os recursos necessários que você deseja para sua aplicação de contabilidade financeira, fornecendo uma comparação de diferentes produtos com relação a esses fatores.

Por exemplo, os fatores para avaliar os diferentes produtos podem ser preços, módulos, recursos de personalização, plataforma, folha de pagamento certificada, código de barras, solução de tempo e faturamento e tudo o que é importante para seu software de contabilidade empresarial. 

A lista pode então ser compartilhada entre os principais tomadores de decisão, que podem então eliminar as opções ruins óbvias, avaliar as restantes com relação aos recursos e relevância para os negócios, para listar muito poucas soluções.

Verifique se eles possuem o sistema de arquivos hospedado ou se você precisa adquiri-lo, o anterior é a melhor opção. Descubra quanta disponibilidade e largura de banda eles podem prometer. Você pode até visitar a organização do seu fornecedor para ter aquela impressão de “toque e sensação”. Solicite uma demonstração para testar os recursos e a eficiência do software em seu negócio para os fornecedores selecionados e inicie a partir daí.

Chegando até aqui, você vai conseguir tomar a decisão de contratar um software de gestão de finanças com muito mais segurança.

E já que você vai continuar aprendendo a confiar na tecnologia para te ajudar na prática da medicina, que tal conhecer nossas soluções de qualificação para profissionais à distância? Experimente hoje mesmo fazer uma aula gratuita na Medicine Cursos e amplie seus conhecimentos!