Dicas para administrar o tempo da consulta de cada paciente

Dicas para administrar o tempo da consulta de cada paciente

maio 15, 2020 0 Por Editor

O profissional de medicina, é facilmente conhecido por se atrasar. E muitas vezes, essa associação é feita por um bom motivo. Imprevistos diversos, complicações no dia a dia e demais problemas podem causar atrasos inesperados e prolongados na sala de espera, afetando o tempo da consulta.

Muitas vezes, a gestão de tempo pode ser facilmente melhorada a partir do tempo da consulta. Os pacientes frequentemente aumentam o desafio do médico de se manter pontual.

Quando eles aparecem com muito a dizer, ficam chocados com um diagnóstico assustador ou surpreendem você com algumas dúvidas no final de uma consulta, geralmente você não tem escolha a não ser ouvi-los ou ajudá-los. Mas tudo bem: é possível adotar algumas práticas para administrar melhor esse tempo, com ganhos para médico e paciente!

Importância do tempo da consulta para a clínica médica

A verdade é que ninguém gosta de esperar por alguém que atrasado, e isso se aplica a ambos os lados da mesa do consultório. Seja você quem está constantemente atrasado ou a pessoa que parece estar sempre esperando pelos outros, não se preocupe: algumas dicas vão te ajudar a resolver essa questão.

É importante estabelecer, antes de entrarmos nas dicas, o porquê de falarmos sobre a gestão do tempo na clínica. E isso vai muito além do fato de que ninguém gosta de esperar.

Quando você administra bem o seu tempo, essas atitudes agem em duas frentes importantes: a satisfação do paciente, é claro, mas também a otimização do trabalho do médico.

Atender sempre no horário não beneficia apenas o paciente da clínica, mas abre espaço para melhorias e lucratividade por parte do médico também. E o motivo por trás disso é óbvio. O consultório que funciona sempre no horário não perde tempo que poderia ser alocado para marcar novas consultas.

Além disso, gerenciar bem o tempo garante a satisfação do cliente que, mais importante ainda: não vai trocar de profissional ou de clínica e, por fim, ainda pode indicar o médico para outras pessoas.

Dicas de gestão de tempo para médicos

A verdade é que ninguém gosta de esperar por alguém que atrasado, e isso se aplica a ambos os lados da mesa do consultório. Seja você quem está constantemente atrasado ou a pessoa que parece estar sempre esperando pelos outros, não se preocupe: algumas dicas vão te ajudar a resolver essa questão.

Veja algumas dicas sobre gestão de tempo para administrar melhor o seu consultório médico:

1. Acompanhe e observe o movimento

Vamos primeiro a um passo simples mas essencial: passe algumas semanas acompanhando o fluxo de pacientes no dia a dia do consultório.

Com essa estratégia, o que você quer saber é quantos pacientes vê todos os dias, quanto tempo passa com cada paciente, quantos pacientes chegam pela primeira vez e quais dias e horários são mais populares para as consultas pela primeira vez.

Essas informações podem ajudá-lo a identificar quando a carga do paciente está acima ou acima da capacidade e alocar uma quantidade adequada de tempo para cada paciente – o que vai ajudar a resolver a maior parte dos seus problemas com o tempo.

2. Oferecer agendamento mais rápido, prático e online

A maioria das clínicas médicas que oferecem agendamento online consegue otimizar o trabalho da equipe, mas mais importante ainda, o tempo de espera do paciente e o número de pacientes que não comparecem.

Os pacientes certamente vão preferir a conveniência de marcar consultas de forma mais rápida e automatizada. Enquanto isso, sua equipe gostará de gastar menos tempo em tarefas administrativas. Por isso, vale buscar uma das várias alternativas de ferramentas disponíveis no mercado. De forma geral, todas são práticas para se utilizar, não custam caro e podem trazer boas vantagens para o seu dia a dia.

3. Use a tecnologia a seu favor

Da mesma forma que na dica anterior, lembre-se que a tecnologia é uma grande parceira da clínica médica.

Use de ferramentas digitais para automatizar quantas tarefas puder, desde o agendamento de consultas médicas até a gestão financeira do negócio. Implemente um sistema de bate-papo para que todos da sua equipe possam se comunicar rapidamente. Fique de olho nas tecnologias emergentes que ajudam os médicos a prever não comparências e agendar com mais inteligência. Por fim, certifique-se de treinar todos os funcionários em todas as novas tecnologias para garantir que as coisas funcionem sem problemas no dia a dia.

4. Alinhe tudo com a sua equipe

Independentemente do tamanho da sua clínica, ela é formada por uma equipe – nem que seja apenas médico e recepcionista que a compõem. Pensando nisso, reúna-se com sua equipe periodicamente para discutir as necessidades dos pacientes que chegam até vocês e criar um plano para gerenciar tempo e recursos. 

A partir daí, em reuniões subsequentes, destaque os problemas dos pacientes que ocorreram e ofereça maneiras de impedir que esses problemas ocorram novamente. Essas reuniões não precisam durar muito – mesmo que apenas uma rápida reunião -, mas podem ajudar bastante a evitar confusão e perda de tempo. Usem uma parte do tempo para observar e ouvir os clientes, em seguida a equipe se ouve e cria um plano de ação a partir dessas informações em que todos saem ganhando. 

Como administrar o tempo da consulta na clínica médica

A consulta do paciente é a peça central do dia a dia no consultório médico. Cada paciente terá seu próprio momento para ser atendido, examinado, conversar e tirar dúvidas. Como cada pessoa é única, pode acontecer uma grande diferença no tempo gasto de consulta para consulta.

Por isso, cabe ao médico fazer uma boa gestão do tempo para não deixar que possíveis variações de tempo extrapolem o limite e causem atrasos nos demais compromissos. Veja a seguir as principais dicas para administrar corretamente o tempo das consultas:

Determine o tempo para cada tipo de consulta

A primeira consulta de um paciente costuma ser mais demorada do que uma consulta de rotina ou um retorno ao consultório médico. Por isso, na hora de marcar com o paciente, o ideal é saber qual é o tipo de consulta que o que será feita e o tempo médio necessário para que ela seja finalizada.

Essa estratégia simples ajuda consideravelmente a evitar atrasos e aumento do tempo na sala de espera.

Estime o tempo para cada etapa da consulta médica

Uma consulta médica é composta por algumas etapas, que vão desde a identificação do motivo até as recomendações e plano de ação final para o paciente.

Por isso, e considerando as particularidades que cada paciente traz, uma boa dica é traçar um roteiro bem estruturado, que conste essa etapa e estabeleça o tempo médio de cada uma delas. Conhecendo bem a sua rotina e pacientes, você saberá quanto tempo gasta, aproximadamente, com um exame físico e com o rapport inicial ao conhecer o paciente em questão.

Não é possível traçar o tempo com 100% de exatidão, mas é fundamental estabelecer uma média de tempo gasto em cada etapa para chegar ao tempo ideal da sua consulta médica. A partir desse conhecimento, o trabalho de gerenciar o tempo da consulta será muito mais fácil.

Conheça bem os pacientes

Essa é uma dica complementar que vai ditar o sucesso não apenas da sua gestão de tempo na consulta médica, como também na administração da clínica e no relacionamento com os pacientes.

O médico que atende um bom número de pacientes deve utilizar todo o conhecimento que tem sobre eles para otimizar o seu trabalho. É como dissemos no início do texto, ainda na primeira dica de gestão de tempo. Dedique-se a conhecer o tipo de pessoa que vem até a clínica, suas dúvidas, seus hábitos, como eles usam o seu tempo e tudo mais que servir de informação para se organizar melhor.

Estabeleça o intervalo certo entre cada consulta

O intervalo entre cada consulta médica na clínica é essencial para a gestão correta do tempo. Chegando até essa etapa, vamos assumir que você tem um bom controle sobre as consultas e conhece bem o público do seu cotidiano. A partir do que já sabe, determine qual seria o tempo ideal entre uma consulta e outra.

Esse intervalo não é apenas para o médico se organizar ou fazer uma pausa. O intervalo entre consultas também serve para equilibrar o tempo gasto com um paciente sem fazer com que o próximo saia perdendo.

Estabeleça então o tempo necessário não só para tomar um café e ir ao banheiro, mas também que deixe alguns minutos sobrando para o caso de um paciente demorar mais que o previsto. Lembre-se que uma consulta atrasada pode se tornar uma verdadeira bola de neve no fim do seu dia de trabalho!

Administrar bem o tempo da consulta é crucial para o sucesso da sua consulta médica, mas o trabalho de gestão do consultório não se resume a isso!

Para entender melhor o que você não pode ignorar na gestão, veja também o nosso artigo com os 10 principais pontos de atenção na gestão da clínica médica!