Recepcionista de clínica médica: como contratar?

Recepcionista de clínica médica: como contratar?

dezembro 27, 2020 1 Por Editor

Você sabe escolher o melhor profissional para fazer parte de sua equipe? Conhece as atribuições que devem ser exigidas para contratar um recepcionista de clínica médica? Encontrar a pessoa certa com as habilidades exigidas para a função nem sempre é uma tarefa fácil, certo?

Contudo, cabe ao médico saber como escolher aquele que será o responsável pelo atendimento de seus pacientes, fornecedores e até mesmo outros profissionais. O recepcionista de clínica apresenta grandes responsabilidades no consultório, por isso, escolher aquele que tenha o perfil ideal é fundamental para o bom funcionamento do negócio.

Na leitura de hoje, você vai conhecer como encontrar um profissional adequado, que tenha as competências necessárias para ser recepcionista de clínica médica, além de outras informações essenciais. Acompanhe!

Principais funções de um recepcionista de clínica

Antes de entender como deve ser estruturado o processo de seleção para a contratação de um recepcionista de clínica, é importante definir as principais funções que serão exercidas no consultório.

O recepcionista deverá lidar com o atendimento primário do paciente e, ainda que esse profissional possa desempenhar algumas atividades administrativas, o objetivo principal para seu trabalho é desempenhar o cuidado com a recepção, atendendo os pacientes e preparando-os para a consulta. Dessa maneira, o recepcionista de clínica está deve ter como função do cargo:

  • atender os pacientes nas diversas formas de comunicação com a clínica (presencial, telefone, mensagem ou outro);
  • receber correspondências;
  • controlar dados pessoais de pacientes e fornecedores;
  • consultar a agenda dos profissionais que atendem na clínica;
  • manter a recepção organizada e preparada para atender às solicitações dos pacientes.

Características essenciais de um bom recepcionista de clínica médica

Para realizar uma contratação acertada, é importante que o médico entenda as características básicas que o profissional destinado a preencher a vaga de recepcionista de clínica médica deve apresentar. Entre eles, estão:

  • capacidade de organização, lidar com agenda de diferentes profissionais e variados documentos;
  • capacidade de lidar com imprevistos na rotina da clínica, visto que são inúmeras as situações que podem exigir do profissional iniciativa e proatividade para realizar os problemas com tranquilidade e simpatia;
  • comunicação clara e educação, lidando da melhor forma com pessoas de diferentes humores, em momentos difíceis de sua vida;
  • habilidade para o gerenciamento das diferentes demandas de pacientes e profissionais;
  • habilidade tecnológica, lidando com variados recursos tecnológicos e sistemas de informação que fazem parte da administração do consultório;
  • capacidade de persuasão, ética e espírito de liderança com o paciente, além de discrição nas atividades realizadas no ambiente de trabalho.

Competências que devem ser exigidas para o cargo

Além das características, algumas competências comportamentais e técnicas devem ser exigidas ao selecionar o recepcionista de clínica médica. As competências comportamentais são aquelas que dizem respeito aos hábitos e atitudes dos profissionais. Por esse motivo, é visto como a flexibilidade, capacidade de tomar decisões, planejamento, criatividade e outras características que se enquadram nesse conceito.

Já as competências técnicas para o cargo são aquelas apreendidas em cursos, faculdades, treinamentos, atualizações e outras formas de ensino. Essas não são aprendidas apenas no convívio social, visto que dependem de instituições qualificadas. 

Alguns exemplos são técnicas de digitação, atendimento ao cliente, conhecimento em Excel, Word, sistemas internos de gestão, e mais. Avaliar os candidatos a recepcionista de clínica médica por essas competências, é uma forma necessária de separar os melhores profissionais para preencher o perfil do cargo.

Cursos de formação que são diferenciais

O atendimento à saúde está relacionado a diferentes ferramentas tecnológicas para melhorar seu funcionamento. Por esse motivo, o recepcionista de clínica deve ter conhecimento mínimo em informática, sendo capaz de lidar com registros dos pacientes, agenda online, planilhas financeiras e outras funcionalidades digitais. 

Busque um candidato que saiba lidar com softwares de gestão usados na clínica, que saibam integrar questões administrativas, financeiras e assistenciais, facilitando o trabalho do médico. 

Além disso, que tenha algum conhecimento relacionado a prontuários eletrônicos, afinal, documentos e planilhas em papel estão sendo substituídos pelos avanços tecnológicos. Com o mínimo conhecimento, o profissional poderá ser treinado uma única vez para que possa manipular o sistema baseando-se em habilidades prévias de informática.

Passo a passo para a contratação de recepcionista de clínica

Tendo estas informações em mente, podemos iniciar o passo a passo sobre como realizar a contratação do recepcionista de clínica médica. Acompanhe as principais etapas que devem ser realizadas.

Recrutamento dos candidatos

Uma forma muito utilizada de realizar o recrutamento para candidatos a vaga de recepcionista de clínica é por meio de indicações por conhecidos. Sejam pessoas da sua própria equipe ou fora dela, boas indicações podem surgir de colegas de profissão.

Além disso, anunciar a vaga em portais de busca de emprego online é uma excelente forma de divulgá-la. Muitos deles são gratuitos e, em alguns casos, existem sites e páginas de redes sociais específicas em algumas cidades para esse tipo de anúncio.

Para o anúncio, o contratante deve realizar uma breve explicação em relação aos aspectos importantes da vaga, como o nome da clínica, endereço, horários de atendimento, perfil desejado para a vaga, principais atividades que deverão ser exercidas pelo recepcionista de clínica médica, e outros requisitos que forem importantes do ponto de vista do profissional. 

Seleção dos melhores perfis

Após receber os currículos para a vaga, é o momento de realizar a seleção dos melhores candidatos para o perfil. Uma boa forma de separar os candidatos e analisar cada currículo detalhadamente é por meio de uma planilha, alimentando colunas com informações relacionadas e critérios eliminatórios. Confira os principais pontos que devem ser avaliados para escolher o recepcionista de clínica médica adequado.

Formação e cursos complementares

Como vimos anteriormente, o candidato que apresenta formações em cursos complementares leva certa vantagem durante a avaliação. Para o cargo, além de conhecimentos em informática, outros cursos como gestão, atendimento ao cliente, Office e Excel podem ser o diferencial.

Experiência na área 

Ainda que a experiência na área de atuação não possa ser uma exigência obrigatória, é um direito do profissional utilizá-la como critério para selecionar os candidatos que possuem o perfil mais parecido com o desejado. 

Habilidades técnicas

As habilidades técnicas podem atribuir maior peso na avaliação dos currículos. É comum que muitos candidatos que não possuam algum curso ou atualização que possam ser adicionados ao documento não se inscrevam para a vaga. Por isso, essa também é uma forma de selecionar melhor os perfis, afunilando os que se candidataram à vaga e permitindo que a seleção seja feita com maior cuidado em relação a outros requisitos. 

Realização da entrevista

Feita a seleção para os candidatos que mais combinam com a vaga para recepcionista de clínica, é hora de iniciar as entrevistas com cada um dos candidatos. Sejam elas presenciais ou virtuais.

Este é o momento de observar as características citadas acima, além de analisar a linguagem não-verbal dos candidatos. O entrevistador deve quebrar o gelo, recebendo os candidatos de forma que eles possam sentir-se à vontade.

Não existe um roteiro fixo para ser seguido durante a entrevista. Uma boa forma de começar é falando a respeito da clínica, os atendimentos realizados, competências e responsabilidades para a vaga oferecida. Afinal, a entrevista também serve para que o candidato conheça melhor o consultório

Após a introdução, o contratante pode pedir que o indicado à vaga faça alguns comentários relevantes sobre as informações contidas em seu currículo, como formação, cursos de qualificação, cargos anteriores, tarefas executadas, e mais. Busque detalhes relacionados a essas informações que possam fazer diferença na contratação, como:

  • qual foi a experiência favorita de trabalho;
  • qual a que menos gostou;
  • características e pontos fortes;
  • por que se acha habilitado para a vaga;
  • qual trabalho menos gostou de exercer, e mais.

Nesse momento é importante que o contratante faça anotações para poder analisar cada candidato separadamente, acompanhando as informações do currículo com a entrevista. Para os profissionais que apresentaram um perfil mais próximo do que o desejado, pontue com notas altas, alinhando essa experiência com a empatia, habilidade de comunicação e relacionamento interpessoal que o candidato apresenta, assim como competências comportamentais e técnicas. Confira os principais pontos a serem avaliados no processo de entrevista.

Empatia

A empatia é definida como a capacidade de se colocar no lugar de outra pessoa. Por isso, essa é uma importante característica que permite identificar se o candidato a recepcionista de clínica sabe como lidar com diferentes tipos de pessoas, incluindo pacientes que possam estar fragilizados.

Paciência e inteligência emocional

Assim como a empatia, a paciência e inteligência emocional são fundamentais para o cargo de recepcionista de clínica. Isso porque o profissional poderá viver constantemente momentos de estresse. Sua função será manter a calma e orientar pacientes e fornecedores de maneira educada e tranquila, sem perder o controle da situação. 

Simpatia e comunicação

O recepcionista de clínica médica será a pessoa que fará o primeiro contato com seus pacientes, seja pessoalmente ou por telefone. Portanto, esse profissional deve ser simpático, bem-humorado e ter uma boa comunicação.

Nessa profissão, é fundamental que o recepcionista saiba compreender que as frustrações, dores e chateações muitas vezes causadas por alguma doença pode levar a pessoa a agir de forma rude e áspera. Contudo, ainda assim o profissional deve manter-se imune à situação, entendendo que muitas vezes o paciente precisa somente de uma palavra de conforto e respeito. Por isso, manter uma comunicação adequada e respeitosa é uma das condições para o cargo.

Proatividade e eficiência

A proatividade é uma atitude que deve estar presente no recepcionista. Assumir a responsabilidade e tomar a frente para executar tarefas de sua competência sem que seja necessário dar ordens é uma das maneiras de mostrar sua eficiência e ser valorizado. Por isso, busque por essas características no candidato para a vaga.

Organização e asseio

Por fim, a organização e asseio são fundamentais durante o período de entrevista. Afinal, as duas características deverão estar presentes integralmente durante o trabalho do profissional. Ainda que pareça difícil mensurar como o indivíduo é organizado, uma boa forma de observar essa característica é perguntando ao candidato as seguintes questões:

  • Descreve como você se organiza quando precisa executar diversas tarefas importantes em um mesmo dia?
  • Como você organiza suas tarefas e prioridades?

Essas perguntas são importantes, pois, o recepcionista será responsável por diferentes atividades. Por isso, é preciso saber como lidar com softwares de agendamento para conseguir realizar as tarefas de sua competência diariamente. Também é de grande importância que o profissional saiba manter o ambiente de trabalho organizado, limpo, e seja asseado.

Domínio da língua portuguesa

Por fim, durante a entrevista o contratante deve analisar o domínio do candidato sobre a língua portuguesa, seja por meio de conversa ou por um pequeno teste escrito, pedindo para o candidato escrever uma redação relacionada ao cargo ou qualquer outro tema em que seja possível avaliar o vocabulário.

Isso é importante, pois, o recepcionista de clínica será a pessoa responsável por falar com seus pacientes, preencher dados pessoais e também documentos no consultório. Além disso, com o crescimento de atendimentos realizados por meio da internet, o recepcionista também ficará a cargo de enviar e responder mensagens instantâneas de pacientes por meio de redes sociais e aplicativos de comunicação.

Escolha do candidato com melhor perfil para a vaga

Após a realização das entrevistas, é o momento de analisar junto aos currículos, as informações colhidas durante a seletiva, avaliando as competências e técnicas de cada candidato.

Esse é o momento de ser criterioso e identificar o perfil que compartilha os mesmos valores do consultório. Busque um recepcionista que apresente o trato adequado com seus clientes, demonstrando estar alinhado às expectativas para o perfil. 

Considerando que o recepcionista de clínica médica deverá lidar com dados referentes à saúde dos pacientes, informações sigilosas e questões financeiras, garanta que o escolhido seja honesto e confiável. Lembre-se que, neste momento, as indicações de candidatos fazem grande diferença.

Considere também as reações quando, durante a entrevista, foram abordados assuntos como horários de trabalhos, tarefas a serem executadas, remuneração e atitudes que são esperadas do profissional. 

Por fim, explique com detalhes todas as informações em relação ao cargo. Evite que as informações fiquem implícitas certificando-se que o candidato esteja confortável com as regras. 

Após a escolha, certifique-se de contratar o recepcionista de clínica médica de acordo com as normas e obrigações empregatícias. A ajuda de um contador pode ser uma boa forma de evitar problemas.

Após a contratação

Após formalizar a contratação do novo profissional, não se esqueça que o recepcionista estará em período de adaptação. Portanto, mantenha-se focado em realizar treinamentos e oferecer feedbacks diários. A atenção inicial é fundamental para que o novo funcionário mantenha-se engajado, evitando assim a rotatividade de profissionais.

Outra maneira importante de aprimorar a experiência de contratação do recepcionista de clínica médica é por meio da opinião de seus pacientes. Ao recebê-los no consultório, pergunte como foi a experiência na recepção até o momento da consulta. Dessa forma o médico poderá saber se o trabalho está sendo realizado como esperado, garantindo que o novo integrante da equipe seja treinado novamente, caso não esteja adequado para o perfil indicado. 

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