Secretária de médico: como não errar na contratação

Secretária de médico: como não errar na contratação

abril 2, 2021 0 Por Editor

Um dos cartões de visita de seu consultório médico além da recepção, são os funcionários. A forma como sua equipe trata seus pacientes é um dos fatores que contribuem para a fidelização. Por este motivo, a secretária de médico é um ponto-chave para que a clínica tenha um ambiente organizado, harmonioso e receptivo.

O profissional que ocupa este cargo deve ser de confiança, saber lidar bem com pessoas e entender a rotina administrativa do consultório. Afinal, exercer atividades como agendamento, confirmação de consultas, emissão de recibos, administração de documentos e atendimento ao público é seu papel.

Para garantir o bom funcionamento do seu negócio e não errar na contratação, vamos mostrar a seguir tudo o que você precisa saber sobre o cargo de secretária de médico. Continue a leitura conosco para conferir!

Funções da secretária de médico

As funções da secretária de médico envolvem responsabilidades que dificilmente serão compartilhadas com outros profissionais. Antes da contratação, o médico deve definir tudo o que espera que a secretária execute, facilitando o processo de seleção e evitando problemas no futuro. 

A secretária de médico deve lidar com o atendimento primário do paciente e, ainda que esse profissional possa desempenhar algumas atividades administrativas, o objetivo principal para seu trabalho é o cuidado com a recepção. Dessa forma, entre suas funções está o atendimento aos pacientes e preparo para a consulta.

Para ajudar a definir as atividades que devem ser executadas por essa profissional, separamos a seguir, as funções básicas que a secretária de médico executa na rotina de um consultório:

  • atendimento aos pacientes nas diversas formas de comunicação com a clínica (presencial, telefone, mensagem ou outro);
  • recebimento de correspondências;
  • controle de dados pessoais de pacientes e fornecedores;
  • consulta da agenda dos profissionais que atendem na clínica;
  • organização e preparo da recepção para atender às solicitações dos pacientes.

Competências exigidas para o cargo de secretária de médico

Algumas competências comportamentais e técnicas devem ser exigidas na hora de selecionar a secretária de médico. As competências comportamentais são aquelas que dizem respeito aos hábitos e atitudes dos profissionais. Por isso, é visto como a flexibilidade, capacidade de tomar decisões, planejamento, criatividade e outras características que se enquadram nesse conceito.

Já as competências técnicas para o cargo são aquelas adquiridas em cursos, faculdades, treinamentos, atualizações e outras formas de ensino. Essas não são aprendidas apenas no convívio social, visto que dependem de instituições qualificadas. 

Alguns exemplos são cursos que envolvem técnicas de digitação, atendimento ao cliente, conhecimento básico em informática como Excel, Word, sistemas internos de gestão, e mais. Avaliar a candidata a secretária de médico por essas competências é uma forma necessária de separar a melhor profissional para preencher o perfil do cargo.

Cursos de formação que podem ser diferenciais para uma secretária de médico

O atendimento à saúde está relacionado a diferentes ferramentas tecnológicas para melhorar seu funcionamento. Dessa forma, a secretária de médico deve ter conhecimento mínimo em informática, sendo capaz de realizar registros dos pacientes, agendamento online, planilhas financeiras e outras funcionalidades digitais. 

Busque uma candidata que saiba lidar com softwares de gestão usados no consultório, que saibam integrar questões administrativas, financeiras e assistenciais, facilitando o trabalho do médico. 

Além disso, certifique-se que a candidata a vaga de secretária de médico tenha algum conhecimento relacionado a prontuários eletrônicos, afinal, documentos e planilhas em papel estão sendo substituídos pelos avanços tecnológicos. Com o mínimo conhecimento, o profissional poderá ser treinado uma única vez para que possa manipular o sistema baseando-se em habilidades prévias de informática.

Passo a passo para não errar na contratação

Considerando as informações acima, podemos iniciar o passo a passo para contratar uma secretária de médico sem errar no processo. A seguir, acompanhe detalhadamente cada etapa.

Recrute as candidatas à secretária de médico

Uma forma muito utilizada de realizar o recrutamento para candidatos a vaga de secretária de médico é por meio de indicações de conhecidos. Sejam pessoas da sua própria equipe ou fora dela, boas indicações podem surgir de colegas de profissão.

Além disso, anunciar a vaga em portais de busca de emprego online é uma excelente forma de divulgá-la. Muitos deles são gratuitos e, em alguns casos, existem sites e páginas de redes sociais específicas em algumas cidades para esse tipo de anúncio.

Para o anúncio, o contratante deve realizar uma breve explicação em relação aos aspectos importantes da vaga, como o nome da clínica, endereço, horários de atendimento, perfil desejado para a vaga, principais atividades que deverão ser exercidas pela secretária de médico, e outros requisitos que forem importantes do ponto de vista do profissional. 

Como divulgar a vaga de secretária de médico

O processo de recrutamento tem como objetivo selecionar uma profissional competente para ocupar a vaga em sua empresa. Desta maneira, o médico pode buscar canais para se aproximar das secretárias em potencial. 

Se você decidir fazer este processo sozinho, é fundamental conhecer as principais plataformas de divulgação de vagas de emprego online. Os principais sites para divulgação de vagas utilizados atualmente são Catho, Vagas, Trabalha Brasil e LinkedIn.

Catho

A Catho é uma plataforma que se consolidou em 2010 como maior site de empregos na América Latina. Entre as principais vantagens para os recrutadores, estão a ampla opção de filtros de triagem e a possibilidade de delimitar as buscas por região.

Vagas

O site Vagas é um dos maiores na categoria de recrutamento no Brasil. Com inúmeros recursos, também oferece filtros e diferentes métodos para o recrutamento. Entre as maiores vantagens desta vaga, além do recurso próprio da plataforma, está o cadastramento gratuito para candidatos. Estratégia essa que justifica mais de 900 mil visitas diárias ao site com números significativos de currículos cadastrados.

Trabalha Brasil

Com mais de 11 milhões de currículos na base, o site Trabalha Brasil oferece serviços de divulgação de vagas sem burocracia. A simplicidade da plataforma pode incomodar alguns recrutadores, visto que sua principal desvantagem é a escassez de filtros. Consequentemente, muitas candidaturas de profissionais que nem sequer se aproximam do perfil da vaga podem surgir. 

LinkedIn

O médico também deve considerar a possibilidade de divulgar a vaga no LinkedIn. Definida como a rede social de negócios, essa plataforma possibilita a realização do cadastro de informações profissionais como currículo online e oferta de buscas otimizadas. 

Além disso, oferece a oportunidade de divulgação da vaga com filtros especializados para chegar até profissionais com perfil para o cargo. O LinkedIn aproxima os candidatos das empresas, contribuindo para a comunicação rápida e ainda possibilita a candidatura de forma gratuita.

Dessa maneira, caso decida investir na divulgação da vaga de secretária de médico, é possível acompanhar os resultados e avaliar as métricas, visto que a própria plataforma estima o volume de pessoas atingidas. 

Selecione os melhores perfis

Após receber os currículos para a vaga, é o momento de realizar a seleção das melhores candidatas para o perfil. Uma boa forma de separar os candidatos e analisar cada currículo detalhadamente é por meio de uma planilha. Alimente as colunas com informações relacionadas e critérios eliminatórios e confira os principais pontos que devem ser avaliados para escolher a secretária de médico adequada.

Avalie formações e cursos complementares

Como vimos, a candidata que apresenta formações em cursos complementares leva certa vantagem durante a avaliação. Para o cargo, além de conhecimentos em informática, outros cursos como gestão, atendimento ao cliente, Office e Excel podem ser o grande diferencial para contratação.

Busque experiência na área

Ainda que a experiência na área de atuação não possa ser uma exigência obrigatória, é um direito do profissional utilizá-la como critério para selecionar as candidatas que possuem o perfil mais parecido com o desejado. 

Considere habilidades técnicas

As habilidades técnicas podem atribuir maior peso na avaliação dos currículos. É comum que muitas candidatas que não possuem algum curso ou atualização que possam ser adicionados ao documento não se inscrevam para o cargo. 

Por isso, essa também é uma forma de selecionar melhor os perfis, afunilando as que se candidataram à vaga e permitindo que a seleção seja feita com maior cuidado em relação a outros requisitos. 

Realize entrevistas

Feita a seleção para as candidatas que mais combinam com a vaga para secretária de médico, é o momento de iniciar as entrevistas com cada uma das candidatas. Sejam elas presenciais ou virtuais.

Esta é a hora de observar as características citadas acima, além de analisar a linguagem não-verbal das candidatas. O entrevistador deve quebrar o gelo, recebendo as candidatas de forma que elas possam sentir-se à vontade.

Não existe um roteiro fixo para ser seguido durante a entrevista. Uma boa forma de começar é falando a respeito da clínica, os atendimentos realizados, competências e responsabilidades para a vaga oferecida. Afinal, a entrevista também serve para que a candidata conheça melhor o consultório

Após a introdução, o contratante pode pedir que o indicado à vaga faça alguns comentários relevantes sobre as informações contidas em seu currículo, como formação, cursos de qualificação, cargos anteriores, tarefas executadas, e mais. Busque detalhes relacionados a essas informações que possam fazer diferença na contratação, como:

  • Melhor experiência de trabalho;
  • Pior experiência de trabalho;
  • Características;
  • Defeitos;
  • Por que se acha habilitada para a vaga, e mais.

Nesse momento é importante que o contratante faça anotações para poder analisar cada candidata separadamente, acompanhando as informações do currículo com a entrevista. Para os profissionais que apresentaram um perfil mais próximo do que o desejado, pontue com notas altas, alinhando essa experiência com a empatia, habilidade de comunicação e relacionamento interpessoal que a candidata apresenta, assim como competências comportamentais e técnicas. Confira os principais pontos a serem avaliados no processo de entrevista.

Empatia

A empatia é definida como a capacidade de se colocar no lugar de outra pessoa. Por isso, essa é uma importante característica que permite identificar se a candidata a secretária de médico sabe lidar com diferentes tipos de pessoas, incluindo pacientes que possam estar fragilizados.

Paciência e inteligência emocional

Assim como a empatia, a paciência e inteligência emocional são fundamentais para o cargo de secretária de médico. Isso porque a profissional poderá viver momentos de estresse constantemente. Sua função será manter a calma e orientar pacientes e fornecedores de maneira educada e tranquila, sem perder o controle da situação. 

Simpatia e comunicação

A secretária de médico será a pessoa responsável pelo primeiro contato com seus pacientes, seja pessoalmente ou por telefone. Portanto, essa profissional deve ser simpática, bem-humorada e ter uma boa comunicação.

Nessa profissão, é fundamental que a secretária saiba compreender que as frustrações, dores e chateações muitas vezes causadas por alguma doença pode levar a pessoa a agir de forma rude e áspera. 

Contudo, a profissional deve manter-se imune à situação, entendendo que muitas vezes o paciente precisa somente de uma palavra de conforto e respeito. Por isso, manter uma comunicação adequada e respeitosa é uma das condições para o cargo.

Proatividade e eficiência

A proatividade é uma atitude que deve estar presente na secretária. Assumir a responsabilidade e tomar a frente para executar tarefas de sua competência sem que seja necessário dar ordens é uma das maneiras de mostrar sua eficiência e ser valorizada. Por isso, busque por essas características na candidatura.

Organização e asseio

A organização e asseio são fundamentais durante o período de entrevista. Afinal, as duas características deverão estar presentes integralmente durante o trabalho da profissional. Ainda que pareça difícil mensurar como o indivíduo é organizado, uma boa forma de observar essa característica é perguntando ao candidato as seguintes questões:

  • Descreve como você se organiza quando precisa executar diversas tarefas importantes em um mesmo dia?
  • Como você organiza suas tarefas e prioridades?

Essas perguntas são importantes, afinal, a secretária será responsável por diferentes atividades. Portanto, é preciso saber como lidar com softwares de agendamento de consultas para conseguir realizar as tarefas de sua competência diariamente. Também é de grande importância que a profissional saiba manter o ambiente de trabalho organizado, limpo, e seja asseado.

Domínio da língua portuguesa

Por fim, durante a entrevista o contratante deve analisar o domínio da candidata sobre a língua portuguesa, seja por meio de conversa ou por um pequeno teste escrito, pedindo para a candidata escrever uma redação relacionada ao cargo ou qualquer outro tema em que seja possível avaliar o vocabulário.

Isso é importante, pois, a secretária de médico será a responsável por falar com seus pacientes, preencher dados pessoais e também documentos no consultório. Além disso, com o crescimento de atendimentos realizados por meio da internet, ela também ficará a cargo de enviar e responder mensagens instantâneas de pacientes por meio de redes sociais e aplicativos de comunicação.

Escolha a candidata com o perfil ideal para a vaga

Após a realização das entrevistas, é hora de analisar junto aos currículos, as informações colhidas durante a seletiva, avaliando as competências e técnicas de cada candidata.

Esse é o momento de ser criterioso e identificar o perfil que compartilha os mesmos valores do consultório. Busque uma secretária que apresente o trato adequado com seus clientes, demonstrando estar alinhado às expectativas para o perfil. 

Considerando que a profissional deverá lidar com dados referentes à saúde dos pacientes, informações sigilosas e questões financeiras, garanta que a escolhida seja honesta e confiável. Lembre-se que, neste momento, as indicações de candidatas fazem grande diferença.

Considere também as reações quando, durante a entrevista, foram abordados assuntos como horários de trabalhos, tarefas a serem executadas, remuneração e atitudes que são esperadas da profissional. 

Explique com detalhes todas as informações em relação ao cargo. Evite que as informações fiquem implícitas certificando-se que a candidata esteja confortável com as regras. Após a escolha, certifique-se de contratar a secretária de acordo com as normas e obrigações empregatícias. 

Período de experiência

Após formalizar a contratação da profissional, não se esqueça que a secretária estará em período de adaptação. Por isso, mantenha-se focado na realização de treinamentos, oferecendo feedbacks diários. A atenção inicial é fundamental para que a nova funcionária mantenha-se engajada, evitando a rotatividade de profissionais.

Outra maneira importante de aprimorar a experiência de contratação da secretária de médico é por meio da opinião de seus pacientes. Ao recebê-los no consultório, pergunte como foi a experiência na recepção até o momento da consulta. 

Dessa forma você poderá saber se o trabalho está sendo realizado como esperado, garantindo que a nova integrante da equipe seja treinada novamente, caso não esteja adequada para o perfil indicado. 

Você pôde conhecer as etapas necessárias para o processo de contratação de uma secretária de médico. Ao abrir a vaga para a contratação desta profissional, analise os requisitos de forma detalhada, buscando sempre garantir o perfil mais adequado de profissional para sua clínica médica ou consultório. 

Gostou deste conteúdo? Então, siga nossas redes sociais e fique por dentro de mais informações sobre empreendedorismo médico! Estamos no Instagram e no LinkedIn!